Mengambil Data Google Sheets dengan AI (Tanpa Ribet)

Sebelum mulai

• Siapkan Google Sheets yang berisi data kamu.

• Bagikan akses “Viewer” ke email layanan: [email protected] (Tanpa akses ini, AI tidak bisa membaca datanya.)

• Catat Sheet ID: kode panjang di URL Google Sheets, terletak di antara /d/ dan /edit. Contoh URL: https://docs.google.com/spreadsheets/d/ABCD1234EFGH.../edit → Sheet ID = ABCD1234EFGH...

Langkah-langkah

• Buka ChatBot AI Masuk ke menu ChatBot AI → pilih Agent AI kamu → klik Configure.

• Masuk ke AI Testing Lab Klik Live AI Testing. Kamu akan diarahkan ke halaman AI Testing Lab.

• Buat Routing Rule baru Buka tab Routing Rules → klik Create Rule.

• Pilih jenis rule Pilih Custom Rule (atau boleh pakai template yang sudah tersedia).

• Tentukan kondisi pemicu Di Available Conditions, pilih Keyword / Patterns.

• Isi kata kunci Contoh: mau tanya stok hp iphone 16 Set Match Type ke Contains (artinya, jika chat mengandung kata itu, rule akan jalan).

• Lanjutkan Klik Next.

• Pilih aksi pengambilan data Di Available Actions, pilih Get Data From Spreadsheets.

• Masukkan Sheet ID Tempel Sheet ID yang sudah kamu catat.

• Berikan akses view Pastikan Google Sheets sudah dibagikan Viewer ke email layanan di atas.

• Atur range kolom Isi Range dengan A:Z (aman untuk banyak kolom). Tip: Kalau data kamu hanya sampai kolom F, bisa isi A:F agar lebih cepat.

• Atur cache (opsional) Isi Cache Duration (seconds) = 300. Artinya hasil akan disimpan 5 menit agar respons lebih cepat. (Boleh isi 0 jika ingin selalu baca data terbaru.)

• Tulis Data Query Prompt Ini instruksi pencarian untuk AI. Contoh: Cek Stok Produk IPHONE 16 Bikin jelas & spesifik supaya hasil akurat (tulis nama produk/kolom yang relevan).

• Tes koneksi Klik Test Connection. Jika berhasil, AI akan menampilkan hasil sesuai prompt yang kamu tulis.

• Simpan rule Klik Next → isi Rule Name & Description → klik Finish.

Contoh cepat yang baik

• Keyword: stok iphone 16 (Match Type: Contains)

• Prompt: Cari baris dengan produk "IPHONE 16", tampilkan stok (kolom "Stok") dan harga (kolom "Harga"). Jika tidak ada, balas "Produk tidak ditemukan".

Tips akurasi (penting!)

• Samakan nama kolom di prompt dengan yang ada di Google Sheets (huruf/teksnya sama).

• Gunakan kata kunci yang umum ditanyakan pelanggan (mis. “stok”, “harga”, “warna”).

• Batasi range (mis. A:F) jika sheet lebar, supaya query lebih cepat dan stabil.

• Perbarui cache: jika data sering berubah, kecilkan durasi cache atau set 0.

Troubleshooting

• Gagal Test Connection

  • Cek Sheet ID benar.

  • Pastikan file sudah di-share Viewer ke email layanan.

  • Pastikan Range valid (mis. A:Z atau A:F).

• Hasil tidak sesuai

  • Perjelas Data Query Prompt (sebutkan nama produk & kolom yang mau diambil).

  • Pastikan nama kolom di sheet rapi dan konsisten (tanpa spasi aneh/typo).

• Data lama muncul

  • Kurangi Cache Duration atau set 0, lalu Test Connection lagi.

Selesai! Dengan langkah-langkah di atas, Agent AI kamu bisa otomatis membaca dan menjawab pertanyaan pelanggan berdasarkan data real-time dari Google Sheets.