> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.balesotomatis.id/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.balesotomatis.id/auto-reply-by-ai/mengambil-data-google-sheets-dengan-ai-tanpa-ribet.md).

# Mengambil Data Google Sheets dengan AI (Tanpa Ribet)

### Sebelum mulai

* **Siapkan Google Sheets** yang berisi data kamu.
* **Bagikan akses “Viewer”** ke email layanan:\
  **`balesotomatis-id@balesotomatis-id.iam.gserviceaccount.com`**\
  (Tanpa akses ini, AI tidak bisa membaca datanya.)
* **Catat Sheet ID**: kode panjang di URL Google Sheets, terletak di antara `/d/` dan `/edit`.\
  Contoh URL: `https://docs.google.com/spreadsheets/d/`**`ABCD1234EFGH...`**`/edit` → **Sheet ID** = `ABCD1234EFGH...`

***

### Langkah-langkah

<figure><img src="/files/SATuQEVVG2UIYzFX6dV1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Buka ChatBot AI**\
  Masuk ke menu **ChatBot AI** → pilih **Agent AI** kamu → klik **Configure**.

<figure><img src="/files/FbWlPBMgxrxtEYzXtboa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Masuk ke AI Testing Lab**\
  Klik **Live AI Testing**. Kamu akan diarahkan ke halaman **AI Testing Lab**.

<figure><img src="/files/ANfMOYeGIholUWB8Up1e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Buat Routing Rule baru**\
  Buka tab **Routing Rules** → klik **Create Rule**.

<figure><img src="/files/Gq54BJyi7snsjZgDjwGy" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Pilih jenis rule**\
  Pilih **Custom Rule** (atau boleh pakai template yang sudah tersedia).

<figure><img src="/files/SsdkkBAkqhlvXolX7vnL" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Tentukan kondisi pemicu**\
  Di **Available Conditions**, pilih **Keyword / Patterns**.

<figure><img src="/files/G2Lk2UzJpuTO5TMnR46E" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Isi kata kunci**\
  Contoh: `mau tanya stok hp iphone 16`\
  Set **Match Type** ke **Contains** (artinya, jika chat mengandung kata itu, rule akan jalan).
* **Lanjutkan**\
  Klik **Next**.

<figure><img src="/files/dHKIFgp0anP5NH0NEYFE" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Pilih aksi pengambilan data**\
  Di **Available Actions**, pilih **Get Data From Spreadsheets**.

<figure><img src="/files/nq56pIDN8apdt5sWFe0V" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Masukkan Sheet ID**\
  Tempel **Sheet ID** yang sudah kamu catat.

<figure><img src="/files/Rto0R4eIFfN0QqzqoAZc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Berikan akses view**\
  Pastikan Google Sheets sudah dibagikan **Viewer** ke email layanan di atas.
* **Atur range kolom**\
  Isi **Range** dengan `A:Z` (aman untuk banyak kolom).\
  *Tip:* Kalau data kamu hanya sampai kolom F, bisa isi `A:F` agar lebih cepat.
* **Atur cache (opsional)**\
  Isi **Cache Duration (seconds)** = `300`.\
  Artinya hasil akan disimpan 5 menit agar respons lebih cepat. (Boleh isi `0` jika ingin selalu baca data terbaru.)

<figure><img src="/files/aR8DqyJnZUbsTQwryfR9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Tulis Data Query Prompt**\
  Ini instruksi pencarian untuk AI.\
  Contoh: `Cek Stok Produk IPHONE 16`\
  *Bikin jelas & spesifik supaya hasil akurat (tulis nama produk/kolom yang relevan).*

<figure><img src="/files/SmynXQ4fvAWqm1L5GLWi" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Tes koneksi**\
  Klik **Test Connection**.\
  Jika berhasil, AI akan menampilkan hasil sesuai prompt yang kamu tulis.
* **Simpan rule**\
  Klik **Next** → isi **Rule Name** & **Description** → klik **Finish**.

***

### Contoh cepat yang baik

* **Keyword**: `stok iphone 16` (Match Type: Contains)
* **Prompt**: `Cari baris dengan produk "IPHONE 16", tampilkan stok (kolom "Stok") dan harga (kolom "Harga"). Jika tidak ada, balas "Produk tidak ditemukan".`

***

### Tips akurasi (penting!)

* **Samakan nama kolom** di prompt dengan yang ada di Google Sheets (huruf/teksnya sama).
* **Gunakan kata kunci yang umum** ditanyakan pelanggan (mis. “stok”, “harga”, “warna”).
* **Batasi range** (mis. `A:F`) jika sheet lebar, supaya query lebih cepat dan stabil.
* **Perbarui cache**: jika data sering berubah, kecilkan durasi cache atau set 0.

***

### Troubleshooting

* **Gagal Test Connection**
  * Cek **Sheet ID** benar.
  * Pastikan file **sudah di-share Viewer** ke email layanan.
  * Pastikan **Range** valid (mis. `A:Z` atau `A:F`).
* **Hasil tidak sesuai**
  * Perjelas **Data Query Prompt** (sebutkan nama produk & kolom yang mau diambil).
  * Pastikan **nama kolom** di sheet rapi dan konsisten (tanpa spasi aneh/typo).
* **Data lama muncul**
  * Kurangi **Cache Duration** atau set `0`, lalu **Test Connection** lagi.

Selesai! Dengan langkah-langkah di atas, Agent AI kamu bisa otomatis membaca dan menjawab pertanyaan pelanggan berdasarkan data real-time dari Google Sheets.