Langkah-Langkah Setting Fitur Booking Appointment

🧠 APA ITU FITUR BOOKING APPOINTMENT?

Fitur ini memungkinkan calon pelanggan Anda melakukan booking janji temu otomatis lewat chat WhatsApp, tanpa perlu dibalas manual. Semua prosesnya akan diatur oleh AI—mulai dari penjadwalan, pengingat, hingga follow-up.

🔒 1. Pastikan Anda Sudah Berlangganan Paket Enterprise Pro+

❗Fitur Booking Appointment hanya tersedia di paket Enterprise Pro+. Cara cek paket:

  • Masuk ke dashboard BalesOtomatis.id

  • Klik menu Akun / Profil

  • Lihat bagian paket Anda. Jika belum Enterprise Pro+, silakan upgrade dulu.

🧭 2. Masuk ke Menu “AI Triggers”

  • Setelah login, cari menu bernama “AI Triggers” di sebelah kiri layar.

  • Klik menu tersebut untuk masuk ke halaman pengaturan AI Trigger.

➕ 3. Tambah Trigger Baru

  • Klik tombol “Add Trigger” (biasanya ada di kanan atas).

  • Akan muncul form sederhana.

✍️ 4. Isi Data Trigger

  • Di kolom “Trigger Name”, isikan nama sesuai kebutuhan (misal: Booking Konsultasi Produk)

  • Pada kolom “Type”, klik dan pilih “Book an Appointment”

  • Klik tombol “Create Trigger”

⚙️ 5. Atur Detail Booking dengan Klik “Create Conditions”

Setelah trigger berhasil dibuat, lanjutkan dengan mengatur pengaturannya.

🛠️ 6. Isi Semua Pengaturan Satu per Satu

Berikut penjelasan lengkap dan mudah:

🏷️ A. GENERAL SETTINGS (Data Bisnis Anda)

Field
Keterangan

Business Name*

Nama bisnis Anda (misal: Klinik Sehat Selalu)

Business Category*

Jenis bisnis (misal: Kesehatan, Konsultan, Salon)

Business Description

Penjelasan singkat tentang layanan (boleh dikosongkan jika bingung)

📅 B. SCHEDULE SETTINGS (Atur Jam Operasional)

Field
Keterangan

Available Days

Pilih hari-hari Anda menerima janji temu. Misal: Senin–Jumat

Business Hours*

Masukkan jam buka & tutup per hari (misal: 09:00 – 17:00)

Break Time Settings

Jika ada jam istirahat (misalnya istirahat siang: 12:00–13:00), tambahkan di sini. Bisa lebih dari 1 rentang waktu.

⏳ C. APPOINTMENT SETTINGS (Durasi & Batasan Booking)

Field
Keterangan

Duration (mins)*

Waktu tiap sesi (misal: 30 untuk 30 menit)

Buffer Time (mins)

Jeda antar sesi (misal: 10 menit)

Max Daily Bookings

Batas maksimal booking per hari (kosongkan jika tidak dibatasi)

🤖 D. AI AGENTS (Pilih AI yang akan menangani)

  • Anda bisa memilih 1 atau lebih AI Agent

  • Pilih AI Agent yang belum digunakan di trigger lain

  • AI inilah yang akan menyapa dan mengatur booking dengan pelanggan Anda

📐 E. RULE OF TRIGGER (Kapan Booking Dipicu)

  • Contoh: Anda ingin booking muncul jika ada pesan seperti “Saya mau booking”

  • Maka Anda bisa atur rule-nya seperti:

    Jika pesan mengandung kata: booking, konsultasi, janji temu
Maka aktifkan trigger Booking Appointment

🔔 F. NOTIFICATION SETTINGS (Notifikasi Otomatis)

Semua pesan ini akan dikirim otomatis oleh sistem ke pelanggan Anda.

1. Booking Confirmation

(Pesan konfirmasi setelah pelanggan berhasil booking)

  • Template Name → Nama pesan (contoh: “Booking Berhasil!”)

  • Message Template → Isi pesan (contoh 👇)

Halo {{client_name}}, booking Anda berhasil!
📅 Tanggal: {{appointment_date}}  
🕒 Jam: {{appointment_time}}  
📍 Lokasi: Jakarta
📌 ID Booking: {{booking_id}}

2. Appointment Reminder

(Dikirim otomatis sebelum jadwal tiba)

  • Pilih waktu pengingat:

    • 1 jam sebelum

    • 24 jam sebelum

    • 48 jam sebelum

  • Buat isi pesan pengingat seperti ini:

Reminder untuk {{client_name}}!
Jangan lupa janji temu Anda pada:
📅 {{appointment_date}} jam {{appointment_time}}  
📍 Lokasi: Jakarta

3. Follow-up Message

Setelah appointment selesai, kamu bisa mengirim pesan follow-up otomatis ke customer. Fungsinya bisa bermacam-macam, seperti mengucapkan terima kasih, memberi materi tambahan, atau... meminta feedback!

Berikut pengaturan yang bisa kamu isi:

  • Send After Pilih kapan follow-up akan dikirim: Immediately after, 1 hour after, atau 24 hours after

  • Subject Template Contoh: Terima kasih atas waktunya hari ini!

  • Message Template Ini isi pesan yang akan dikirim ke customer. Kamu bisa menyertakan variabel berikut:

    • *{{client_name}}* → Nama customer

    • *{{appointment_date}}* → Tanggal janji temu

    • *{{appointment_time}}* → Jam janji temu

    • *{{feedback_link}}* → CSAT Rating Link (🔔 Baru!)

📌 Jika kamu menggunakan *{{feedback_link}}*, sistem akan otomatis membuat tautan untuk customer agar bisa memberikan rating/feedback terhadap pengalaman mereka. Ini sangat berguna untuk:

  • Menilai performa demo produk

  • Mengukur kepuasan terhadap layanan konsultasi

  • Meningkatkan kualitas pelayanan kamu ke depannya

  • Pilih kapan follow-up dikirim:

    • Langsung setelah selesai

    • 1 jam setelah

    • 24 jam setelah

  • Contoh isi follow-up:

Hai {{client_name}} 👋
Terima kasih sudah booking sesi bersama kami hari ini ({{appointment_date}} - {{appointment_time}}).
Kami ingin tahu pendapatmu, yuk isi rating singkat berikut ini:
👉 {{feedback_link}}

Salam hangat,
BalesOtomatis.id

🎉 SELESAI!

Setelah semua diisi, sistem akan langsung aktif:

✅ Pelanggan bisa booking janji temu sendiri ✅ Jadwal akan diatur otomatis ✅ AI akan kirim pesan konfirmasi, pengingat, dan follow-up ✅ Anda tinggal pantau & closing ✨

💡 Saran Tambahan: Tambahkan Ajakan Booking Demo ke Behaviour AI Agent Anda

Agar AI Anda lebih proaktif dan menghasilkan lebih banyak janji temu, tambahkan skrip ajakan booking langsung ke dalam behaviour AI agent (di bagian "jawaban" atau "response") dan taruh di paling bawah dari behaviour anda — contohnya:

✅ Contoh Ajakan Booking Demo (Tanpa Link, Sesuai Rule of Trigger)

“Kalau Kakak mau jadwalkan demo biar bisa lihat langsung fitur-fitur kami, tinggal ketik aja “Saya mau booking demo” ya, nanti sistem kami bantu atur jadwalnya otomatis 😊”

🔁 Versi Alternatif Lainnya:

“Biar lebih jelas, Kakak bisa booking sesi demo bareng tim kami 😃 Tinggal balas chat ini dengan: Saya mau booking ya, nanti sistem langsung bantu atur jadwalnya otomatis.”

“Mau dijelasin langsung lewat demo? Ketik aja: Booking demo, nanti sistem bantu pilih jadwal yang cocok ✨”

“Kalau Kakak pengen ngobrol langsung atau lihat demonya, tinggal ketik: booking sekarang ya!”

📌 Tips:

  • Pastikan kata-kata seperti: booking demo, saya mau booking, booking sekarang, dll — sudah Anda daftarkan di bagian “Trigger Rules” saat membuat AI Trigger Book an Appointment.

  • Tujuan dari ajakan ini adalah mengarahkan user supaya mengetik kata-kata pemicu, yang akan secara otomatis memicu alur Booking

❓BUTUH BANTUAN?

Tim support BalesOtomatis.id siap bantu Anda setiap hari. 📲 Klik Di Sini untuk berbicara dengan TIM Support

PreviousTutorial Simpan & Sync Hasil Chat AI ke Google SheetsNextCara Melihat Daftar Booking Appointment

Last updated